Microsoft OneNote

Heute möchte ich kurz mein derzeitiges Lieblings-Notizenprogramm vorstellen: OneNote von Microsoft. Diese Software gibt es für viele Plattformen wie Windows, iOs, Android und ist für iOS und Android kostenlos bzw. in den neueren Windows Office-Suiten enthalten. Im Officepaket für Mac OS X fehlt es leider, aber da behelfe ich mir mit dem Web-Interface im Browser.

Entlastung für mein Gehirn

Ein Notizen-Programm ist für mich sehr wichtig. Ich entlaste damit mein Gehirn, indem ich Dinge, Sachverhalte, Gedanken, Fakten, Wissen etc.aufnotiere. Entscheidend ist natürlich, dass ich diese Informationen auch jederzeit wieder abrufen kann. Deshalb ist es für mich besonders wichtig, dass ich meine Notizen auf allen meinen mobilen Gadgets, aber auch auf meinem Mac oder den PCs zu Hause und im Büro, wann immer ich will, zur Verfügung habe. Wie sagte Bill Gates mal: „Information at your fingertips!„. Genau so habe ich es gerne!

Höhere Ansprüche als früher

Jahrelang habe ich die eingebauten Standard-Notizen-Apps meiner Gadgets genutzt. Sowohl unter Palm OS wie auch unter Apple iOS, Apple OS X und Windows ließen sich immer gut mit dem PC und MS Outlook synchronisieren. Aber im Lauf der Jahre haben sich nun doch sehr viele Notizen angesammelt und mir ging etwas der Überblick durch fehlende Ordnungs- und Strukturierungsmöglichkeiten verloren. Meine Ansprüche sind auch bezüglich der Formatierung gestiegen. Nicht nur einfachen Text möchte ich speichern, sondern auch Grafiken, Bilder, Listen, Hyperlinks etc. Das können die Standard-Apps leider nicht.

Notizen-Apps wie Sand am Meer

Notizen-Apps gibt es zwischenzeitlich wie Sand am Meer. Ich habe etliche davon ausprobiert. Auch Cloud-Notizsysteme wie Evernote. Aber keines hat mich so richtig zufrieden gestellt. Vor einigen Wochen bin ich nun umgestiegen auf Microsoft OneNote. Es ist für mich ein Allround-Programm, weil es mir auf allen meinen Geräten zur Verfügung steht und der Datenbestand sich automatisch synchronisiert. Der Haken dabei ist, man muss Skydrive von Microsoft mögen. Dann geht alles wie von selbst. Wer seine Daten nicht in der Cloud haben möchte, sollte sich nach was anderem umsehen. Wem das Vertrauen in die Cloud fehlt, kann natürlich die OneNote-Notizbuchdateien auch lokal speichern und selbst dafür sorgen, dass die Dateien über diverse Wege auf die einzelnen Geräte verteilt werden. Mir persönlich ist das aber zu umständlich, weshalb ich gerne die Skydrive-Cloud benutze.

Struktur eines OneNote-Notizbuchs

OneNote Notizen werden in einem sog. „Notizbuch“ gesammelt. Das Notizbuch stellt die physikalische Datei dar. Man kann beliebige viele Notizbücher erstellen und verwalten. Ein Notizbuch kann in ein oder mehrere „Abschnitte“ unterteilt werden. Abschnitte werden grafisch durch farbige Registertabs dargestellt. Mit Abschnitten kann man Notizen in Kategorien oder Themengebiete unterteilen und somit sinnvoll strukturieren. Ein Abschnitt wiederum kann eine oder mehrere „Seiten“ enthalten.

Sehr ähnliche Darstellung auf allen Plattformen

Als großen Vorteil empfinde ich, dass das „Look & Feel“ von OneNote auf allen Plattformen fast identisch ist. Hier ein paar Beispiele aus meiner eigenen Praxis:

OneNote für Windows auf dem PC

Hier sieht man quasi das „Original“. Es handelt sich um OneNote 2013 aus der Microsoft Office Professional Plus Suite. OneNote ist aber auch in der „kleinen“ Ausführung „Home & Students“ enthalten und somit auch preislich erschwinglich.

Der (Datei-) Name des geöffneten Notizbuchs steht links außen: „Persönlich (Web)„.
Die Abschnitte werden durch die horizontal angeordneten, farbigen Register repräsentiert: „Schnellnotizen“, „Bekleidung“, „BFW“, „Ereignisse“, „Finanzen“, „Gadgets“ usw.. Die Farben dienen der besseren Unterscheidung und können automatisch oder individuell zugewiesen werden. Hat man mehr Abschnitte als am Bildschirm dargestellt werden können, erscheint rechts außen ein kleiner schwarzer Dreieckspfeil, über den man eine Liste mit den weiteren Abschnittsnamen aufklappen kann.
Rechts außen, vertikal angeordnet, sieht man die Namen der Seiten, mit denen der gerade angewählte Abschnitt unterteilt ist: „Lebens-Meilensteine„, „Wacken 2014 Checkliste„. Die Seiten stellen also die eigentliche Notiz dar. Die Farbe der Seiten-Register entspricht der Farbe des dazu gehörenden Abschnitts-Registers.
Sowohl die Reihenfolge der Abschnitte als auch der Seiten können individuell sortiert und angeordnet werden.

OneNote für iOS auf dem iPhone 5s

Die OneNote iPhone-App gibt es im Apple Store gratis!

Auf dem kleinen iPhone-Bildschirm wird aus Platzgründen lediglich die einzelne, ausgewählte Notiz, also Seite „Wacken 2014 Checkliste„, dargestellt.
Oben links wird der Name des dazu gehörigen Abschnitts „Ereignisse“ angezeigt.
Tippt man auf den Abschnittsnamen, geht man einen Schritt zurück und erhält eine Übersicht mit den Seitennamen, die im betreffenden Abschnitt enthalten sind: „Lebens-Meilensteine„, „Wacken 2014 Checkliste„.
Nun steht oben links der Name des Notizbuchs, „Persönlich Web„. Tippt man auf ihn, geht es nochmals einen Schritt zurück und man sieht die Abschnittsnamen, die im aktuellen Notizbuch enthalten sind.
Ein Tipp auf „Notizbücher“ bringt einem auf die Seite, auf der sämtliche verfügbaren Notizbücher angezeigt werden.

OneNote für iOS auf dem iPad mini

Auf dem iPad mini sieht OneNote fast genau so aus wie das Original unter Windows am PC.: oben befinden sich quer rüber die Abschnittsnamen und rechts außen senkrecht herunter die Seitennamen. Sehr übersichtlich und angenehm!

Auch die OneNote App für das iPad kostet nichts im Apple App-Store!

OneNote im Webbrowser Safari unter Max OS X 10.9

Leider gibt es kein OneNote für Mac OS X. Das ist aber nicht weiters tragisch! Auf meinem MacBook Pro rufe ich deshalb die Weboberfläche des OneNote-Notizbuchs über meinen Skydrive-Account auf. In der Abbildung sieht man die Darstellung des Notizbuchs im Webbrowser Safari.
Den direkten Link zum Notizbuch habe ich mir als Verknüpfung unten ins Dock abgelegt. Ein Klick genügt also, um das Notizbuch zu öffnen.
Es gibt einen optischen Unterschied zur originalen Windows-Version: die Abschnittsnamen sind links außen senkrecht anstatt oben quer angeordnet. Durch einen Klick auf den Abschnittsnamen werden direkt darunter die Seitennamen auf- bzw. zugeklappt. Das stellt aber kein Manko dar.

Der Cloud-Dienst „Skydrive“ ist bis zu einem Speichervolumen von 7 GB gratis!

Wer partout nicht auf eine „richtige“ App auf dem Mac verzichten will, sollte sich „Outline“ von Gorillized Corporation im Mac App-Store anschauen. Die OS X-App kostet 35,99 € (Stand 11.1.2014) und ist kompatibel zu den Microsoft OneNote Notizbüchern.

OneNote unter Android

Auch für Android-Smartphones gibt es eine kostenlose OneNote-App. Sie ist der vom iPhone sehr ähnlich. Mehr kann ich dazu leider nicht sagen, da ich selbst kein Android-Gerät besitze.

Strukturierungs- und Formatierungsmöglichkeiten einer Notizseite

Prinzipiell sind die Möglichkeiten, wie man eine Notiz strukturieren und formatieren kann, sehr vielfältig. Allerdings steht der komplette Funktionsumfang nur in den Windows- und Browser-Versionen zur Verfügung. Selbst auf dem iPad findet man fast sämtliche Features vor. Am ehesten ist man noch auf dem iPhone eingeschränkt. Das betrifft aber nur die Erstellung und das Einfügen von bestimmten Objekten (z.B. Tabellen). Die Anzeige und eine gewisse Bearbeitung von komplexen Notizen, die am PC angefertigt wurden, ist auch auf dem iPhone möglich. Die Möglichkeiten übertreffen dennoch bei weitem die der Standard-Notizen-App.

Hier ein paar Varianten für die Strukturierung einer Notiz:

• Fließtext
• Überschriften mit Formatvorlagen (nicht am iPhone)
• Liste mit Aufzählungspunkten
• nummerierte Listen
• Checklisten zum Abhaken
• Einrückungen
• Tabellen (nicht am iPhone)
• Fotos
• Hyperlinks
• Zuweisung von Kategorie
• u.a.

Die Formatierungsoptionen sind ebenfalls sehr umfangreich und entsprechen im Prinzip denen von Word:

• fett, kursiv, unterstrichen
• durchgestrichen (nicht auf iPhone)
• Zeichen hoch- und tiefstellen  (nicht auf iPhone)
• Textmarkerfarben (nicht auf iPhone)
• Schriftfarbe (nicht auf iPhone)
• links-, rechtsbündig, zentriert (nicht auf iPhone)
• Formatvorlagen (nicht auf iPhone)
• u.a.

Sonstige Optionen

Das Erstellen neue Notizbücher ist nur in der Windows- und iPad-Version möglich. Im Browser und auf dem iPhone können keine neuen Notizbücher angelegt werden. Neue Abschnitte können in fast allen Versionen, außer dem iPhone, erstellt werden. Dagegen können neue Notizen auf allen Plattformen erzeugt werden, auch auf dem iPhone.

Fast alle Versionen, insbesondere die unter iOS und Windows, unterstützen die Möglichkeit, eine Notiz per E-Mail zu versenden.

Handschriftliche Notizen

Handschriftliche Notizen, also Zeichnungen mit dem Finger oder einem Eingabestift wie dem Adonit Jot, sind leider nicht möglich. Mit einer Ausnahme: für das iPad gibt es eine spezielle Version der Mac-App „Outline+“ von Gorillized Corporation. Diese unterstützt auch handschriftliche Notizen und ist mit OneNote kompatibel. Allerdings kostet diese App 13,99 € (Stand 11.1.2014).

Ich habe mir Outline+ für das iPad zwar gegönnt, muss aber feststellen, dass ich bisher kaum handschriftliche Notizen erfasst habe. Meine Lieblingsapp, um „richtige“ handschriftliche Dokumente zu erstellen UND zu organisieren, INCL. Umwandlung in das pdf-Format, ist „Noteshelf“ von Ramki. Noteshelf hat für mich den großen Vorteil, dass man sich individuelle Hintergrundgrafiken, z.B. Formulare, erstellen und darauf schreiben kann. Unter anderem benutze ich dieses tolle Feature zum Mitschreiben von Sitzungsprotokollen. Noteshelf werde ich demnächst in einem separaten Blog-Beitrag vorstellen.

OneNote von Microsoft kann ich jedenfalls als durchdachtes, vollständiges und gut funktionierendes Notizensystem sehr empfehlen. Probiert es auf euren Gadgets aus. Es kostet nichts! :-)